Tietosuojakäytänteet

Myllykosken Voimistelu ja Liikunta ry
Y-tunnus: 1083925-6
Rahkapolku 1, 46800 Myllykoski

(Myöhemmin ”MyVoLi”)

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme seuramme jäsenistä tai muista
sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme
vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa on kyse
luottamuksesta, ja yksityisyytesi ja henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiakassuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa
Kristiina Juutilainen, pj
Myllykosken Voimistelu ja Liikunta ry
Rahkapolku 1, 46800 Myllykoski
kristiinajuutilainen@hotmail.com

Henkilötietojen käyttötarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka Voimisteluliiton tai seuran tai rekisteröidyn
välisen suhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on
rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

• jäsenyyksien ylläpito
• tapahtumat
• koulutukset
• palkanmaksu
• vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
• jäsenviestintä
• analysointi ja tilastointi
• asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

Henkilötietojen käsittely perustuu: 
1) MyVoLin lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta. 
2) Sopimuskumppanien (Kymenlaakson Opisto) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen
rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten
saatavien ja vastuiden valvonta. 
3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön. 
4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen. 

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään MyVoLin jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• etu- ja sukunimi
• osoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• syntymäaika
• sukupuoli 
• alaikäiseltä vanhempien yhteystiedot
• mahdolliset luvat ja suostumukset (esimerkiksi kuvaus-, markkinointi- ja viestintäluvat)
• työsuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot
• koulutushistoria
• palkan ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöidyt tiedot, kuten henkilötunnus ja verokortti
• valokuvat

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyltä itseltään ja osallistujilta itseltään. 
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot 
Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena tästä on kuitenkin yhteistyö
tilitoimisto Tilihelpin kanssa kirjanpitoasioissa, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja
käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

Myös osallistujalistoja luovutetaan yhteistyökumppanillemme Kymenlaakson Opistolle, koulutusten
järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. 

Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. 
Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle.
Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää
henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän
tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Suomen Voimisteluliiton ylläpitämään
Hoika- järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja
työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja
salasanat. 

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. MyVoLin ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu. Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa.

Tietojen säilytysaika

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on MyVoLin jäsen
tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan. 
Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden
päättymisestä. 

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta
vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä. 
Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. 
Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.
Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen niiden käyttötarkoitusten toteuttamiseksi
kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Valokuvia säilytämme arkistoissa toistaiseksi. Tämän jälkeen tiedot tuhotaan asianmukaisesti.
Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme
kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen
käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä; 
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot; 
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; 
• vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu); 
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen; 
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä
• perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on MyVoLin oikeutettu etu; 
•  saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän
tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. MyVoLi voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. MyVoLi voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Hoika-jäsenrekisterissä rekisteröitynyt pääsee hallinnoimaan omia tietojaan.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle 

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot 

Yhdistyksen (Myllykosken Voimistelu ja Liikunta ry) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot). (yhdistyslaki). 

Sopimussuhteissa olevat tahot: 
Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu). 
Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu). 
Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen
yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen).

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta 

Sopimusta ei voida toteuttaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista. 

Yhteydenotot 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut
yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: kristiinajuutilainen@hotmail.com. Rekisteröity voi
myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: Rahkapolku 1, 46800
Myllykoski.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus
on viimeksi päivitetty 26.04.2023.